Privacyverklaring Crew & Vrijwilligers – Runeheim
Laatst bijgewerkt: 28-09-2026
Runeheim wordt georganiseerd door RICO Events (“wij”, “ons” of “de organisatie”). Wij hechten veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en verwerken deze zorgvuldig, vertrouwelijk en in overeenstemming met de toepasselijke privacywetgeving.
Deze privacyverklaring legt uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom wij deze verzamelen, wie toegang heeft tot deze gegevens en hoe lang wij deze bewaren.
- Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Afhankelijk van uw rol binnen Runeheim kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken:
Crewleden en vrijwilligers
• Naam
• Adresgegevens
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Geboortedatum
• Eventuele relevante kwalificaties of certificeringen
• Dieetwensen of allergieën
• Kleding- of shirtmaat
• Naam en contactgegevens van een noodcontactpersoon - Waarom verwerken wij deze gegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor doeleinden die noodzakelijk zijn voor de organisatie en uitvoering van Runeheim, waaronder:
• Registratie en communicatie rondom het evenement;
• Planning, inzet en coördinatie van crew en vrijwilligers;
• Nakoming van wettelijke verplichtingen;
• Veiligheid van bezoekers, medewerkers en crewleden;
• Het verzorgen van catering, kleding en andere praktische faciliteiten;
• Het kunnen contacteren van een noodcontactpersoon in het uiterst onwaarschijnlijke geval dat een crewlid tijdens het evenement betrokken raakt bij een incident, ongeval of medische noodsituatie.
De gegevens van noodcontactpersonen worden uitsluitend voor dit doel gebruikt. - Beveiliging en toegang tot persoonsgegevens
RICO Events hanteert een strikt toegangsbeleid voor persoonsgegevens.
Wij werken volgens het principe van datasegmentatie en gecontroleerde toegang. Hierbij wordt voortdurend beoordeeld welke personen toegang nodig hebben tot specifieke gegevens om hun werkzaamheden uit te voeren.
Binnen de organisatie gelden de volgende uitgangspunten:
• Organisatieleden van RICO Events hebben toegang tot persoonsgegevens voor zover dit noodzakelijk is voor de organisatie en uitvoering van Runeheim.
• De Crewcoördinator heeft toegang tot alle persoonsgegevens van crewleden die nodig zijn voor de uitvoering van zijn of haar werkzaamheden.
• Toegang tot persoonsgegevens wordt actief beheerd en periodiek gecontroleerd.
• Persoonsgegevens worden uitsluitend gedeeld met personen die deze informatie daadwerkelijk nodig hebben voor hun werkzaamheden.
• Alle betrokkenen zijn gehouden aan vertrouwelijkheid en zorgvuldig gebruik van persoonsgegevens.
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, ongeoorloofde wijziging of openbaarmaking. - Bewaartermijnen
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij zijn verzameld.
Gegevens die direct na het evenement worden verwijderd
De volgende gegevens worden verwijderd zodra zij niet langer noodzakelijk zijn voor de afhandeling van het evenement:
• Dieetwensen
• Allergieën
• Shirt- en kledingmaten
• Vergelijkbare praktische gegevens die uitsluitend voor de uitvoering van het evenement nodig zijn.
Contactgegevens
Persoonsgegevens zoals namen, adressen, telefoonnummers en e-mailadressen worden maximaal twee jaar na afloop van het evenement bewaard. Daarna worden deze gegevens permanent verwijderd, tenzij een wettelijke verplichting een langere bewaartermijn vereist. - Delen van gegevens met derden
Wij verkopen persoonsgegevens niet aan derden.
Persoonsgegevens worden uitsluitend gedeeld wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van het evenement, om te voldoen aan een wettelijke verplichting, of wanneer dit vereist is voor de veiligheid van betrokkenen.
Wanneer externe dienstverleners persoonsgegevens verwerken namens RICO Events, worden hierover passende afspraken gemaakt.Wij verkopen persoonsgegevens niet aan derden. - Uw rechten
U heeft het recht om:
• Inzage te vragen in uw persoonsgegevens;
• Onjuiste gegevens te laten corrigeren;
• Verwijdering van uw persoonsgegevens te verzoeken;
• Bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
• Beperking van de verwerking te verzoeken;
• Een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. - Contact
Voor vragen over deze privacyverklaring of de verwerking van persoonsgegevens kunt u contact opnemen met:
RICO Events
E-mail: info@runeheim.nl
Website: www.runeheim.nl
Door deel te nemen aan Runeheim of zich als crewlid aan te melden, erkent u kennis te hebben genomen van deze privacyverklaring. RICO Events behoudt zich het recht voor deze verklaring te wijzigen wanneer wijzigingen in de organisatie, dienstverlening of wetgeving daartoe aanleiding geven.
Door deel te nemen aan Runeheim of zich als crewlid aan te melden, erkent u kennis te hebben genomen van deze privacyverklaring. RICO Events behoudt zich het recht voor deze verklaring te wijzigen wanneer wijzigingen in de organisatie, dienstverlening of wetgeving daartoe aanleiding geven.