Algemene Voorwaarden –
Standhouders
Artikel 1 Algemeen
Deze algemene voorwaarden vormen het kader voor deelname aan het evenement Runeheim, georganiseerd door RICO Events, hierna “de organisatie” genoemd.
Runeheim vindt plaats op het terrein van Bloemenpark Appeltern.
Definities:
– Standhouder: iedere natuurlijke of rechtspersoon die in de uitoefening van beroep of bedrijf deelneemt.
– Standruimte: de door de standhouder gehuurde ruimte, uitgedrukt in vierkante meters of het aantal gehuurde kramen/paviljoens.
Contactgegevens organisatie:
RICO Events, Segment 3 Box G9405, 6921 RC Duiven
E-mail: Standhouders Runeheim – Website: Runeheim Festival – KvK: 97267120
De organisatie ziet toe op een ordelijk verloop van het evenement en heeft het recht om activiteiten die in strijd zijn met de orde, veiligheid of doelstelling van Runeheim te beëindigen of maatregelen te nemen die zij noodzakelijk acht.
Artikel 2 Standhouders & Deelname voorwaarden
2.1 Standruimte wordt uitsluitend persoonlijk en tijdelijk toegewezen voor de duur van Runeheim 2027.
2.2 Inschrijving verloopt via het inschrijfformulier op de website en wordt alleen in behandeling genomen als deze volledig is ingevuld.
2.3 Deelname is pas definitief na ontvangst van de schriftelijke bevestiging en factuur, en na volledige betaling binnen de gestelde termijn.
2.4 De organisatie bepaalt de locatie van de stand en kan – indien nodig – aanvragen weigeren, standruimte aanpassen of reeds toegewezen locaties wijzigen. Bij wijzigingen buiten de schuld van de standhouder worden betaalde bedragen gerestitueerd.
2.5 Selectie vindt plaats op basis van productaanbod, aankleding, uniciteit en aansluiting bij de sfeer van Runeheim. Indien je niet bij de eerste selectie zit wordt je op de reservelijst geplaatst.
2.6 De standhouder zorgt voor een representatieve, veilige en kwalitatief passende stand. Afwijken van het opgegeven assortiment is alleen toegestaan na schriftelijke toestemming van de organisatie.
2.7 Onderverhuur of gedeeld gebruik van de standruimte is verboden zonder schriftelijke toestemming.
2.8 Verkoop, promotie en het aanspreken van bezoekers mag alleen plaatsvinden vanuit de eigen stand, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
2.9 De organisatie kan een stand weigeren of (laten) verwijderen indien deze niet aan de eisen voldoet. Kosten hiervan komen voor rekening van de standhouder.
2.10 De standhouder is verantwoordelijk voor de aanvoer, inrichting, het onderhoud en het schoon en leeg opleveren van de gehuurde standruimte
2.11 Opbouw kan op vrijdag of zaterdagochtend; meld u eerst bij de marktmeester van Runeheim..
2.12 Standhouders mogen niet buiten hun toegewezen oppervlakte uitbreiden. Alle materialen (zoals kledingrekken, reclameborden, kaartenmolens) moeten binnen het toegewezen oppervlak blijven.
2.13 Het is verboden objecten te bevestigen aan bomen, planten of andere vaste elementen in de tuin.
2.14 De standhouder moet de stand tijdig hebben ingericht en gereed zijn bij aanvang van de openingstijd. Afbouw mag pas beginnen na sluiting. Vroegtijdig sluiten is verboden en kan leiden tot uitsluiting van deelname aan toekomstige edities
2.15 De standruimte moet uiterlijk op maandag 10.00 uur na het evenement leeg worden opgeleverd. Bij niet tijdig afbreken voert de organisatie dit uit op kosten van de standhouder.
2.16 Producten moeten voldoen aan de richtlijnen van de organisatie; exclusieve verkooprechten worden niet verstrekt.
2.17 Wapens of scherpe voorwerpen moeten voldoen aan de Nederlandse wetgeving en correct verpakt zijn.
2.18 Standhouders moeten de aanwijzingen van de organisatie direct opvolgen.
2.19 Verkoop van levensmiddelen is alleen toegestaan met naleving van alle wettelijke voorschriften en na goedkeuring van de organisatie. Inspectiediensten kunnen bij overtreding de stand sluiten; de organisatie is hiervoor niet aansprakelijk.
2.20 Verkoop van bepaalde voedingsmiddelen kan vallen onder Horeca in plaats van standhouders.
2.21 Voor stroomvoorziening geldt dat deze vooraf moet worden aangevraagd; het is verboden ongeautoriseerd op het stroomnet aan te sluiten. Eigen kabel van minimaal 50 m moet meegebracht worden.
Artikel 3 Kosten voor deelname
3.1 Na bevestiging ontvangt de standhouder in Januari 2027 de factuur. Deze dient betaald te worden binnen 30 dagen.
3.2 Deelname is alleen gegarandeerd bij volledige betaling binnen de termijn.
3.3 Prijzen zijn afhankelijk van stand type en locatie en zijn exclusief BTW, tenzij anders vermeld.
3.4 Nederlandse deelnemers betalen BTW; EU-deelnemers buiten NL ontvangen een factuur met verlegde BTW (mits een geldig BTW-nummer).
3.5 Schade aan terrein of eigendommen wordt doorbelast.
3.6 Per stand worden polsbandjes verstrekt voor aanwezige medewerkers; extra bandjes kunnen beperkt worden bijbesteld.
Artikel 4 Verantwoordelijkheid
4.1 Standhouders inspecteren zelf de staat van hun standruimte bij aankomst en melden eventuele gebreken direct aan de organisatie.
4.2 Zonder melding wordt de standhouder geacht de ruimte in goede staat te hebben ontvangen en is hij verantwoordelijk voor later ontdekte schades.
4.3 Weer schade aan gehuurde kramen is voor risico van de standhouder; deze zorgt zelf voor deugdelijke bevestiging bij slecht weer.
4.4 Afval dient te worden afgevoerd naar het aangewezen inzamelpunt. Achtergelaten afval leidt tot verwijderingskosten die in rekening worden gebracht.
Artikel 5 Het terrein
5.1 Graven, wijzigen van tuinen of rijden over onverharde paden is verboden. Overtreding leidt tot verwijdering zonder restitutie en aansprakelijkheid voor schade.
5.2 Voertuigen zijn alleen toegestaan op vrijdag (opbouw) en zondag (afbouw) op verharde paden, met een maximumsnelheid van 5 km/u.
5.3 Vrachtwagens met aanhanger mogen het terrein niet op; goederen moeten op de parkeerplaats worden overgeladen.
5.4 Beschermende ondervloeren zijn verplicht bij plaatsing van tenten, kramen of voertuigen op onverhard terrein.
5.5 Tijdens de openingsdagen zijn voertuigen niet toegestaan op het terrein, behalve met vooraf verleende schriftelijke toestemming.
5.6 Uitladen tijdens opbouw mag maximaal 45 minuten; daarna moet het voertuig naar de parkeerplaats.
5.7 Overnachten in de stand mag tegen een toeslag. Plaatsen van tentjes naast de stand is niet toegestaan.
Artikel 6 Aansprakelijkheid & Veiligheid
6.1 Goederen op het terrein blijven te allen tijde voor risico van de standhouder.
6.2 De organisatie is niet aansprakelijk voor verlies, schade of diefstal, noch voor schade aan derden veroorzaakt door de standhouder.
6.3 Standhouders moeten verzekerd zijn voor aansprakelijkheid en schade door eigen toedoen, personeel of goederen.
6.4 Instructies van bevoegde instanties (o.a. brandweer, gemeente) moeten strikt worden opgevolgd.
6.5 Verkoop van producten die in strijd zijn met wet is verboden.
6.6 Wapens (categorie III en IV) zijn alleen toegestaan op het terrein en met schriftelijke toestemming. Buiten het terrein moeten deze verpakt worden vervoerd. Kruisbogen zijn verboden.
6.7 Gebruik van vuur is uitsluitend toegestaan na schriftelijke toestemming en met naleving van alle veiligheidsvoorschriften.
Artikel 7 Annulering
7.1 De organisatie kan het evenement verplaatsen of annuleren bij overmacht, zonder schadevergoeding. Betaalde bedragen worden terugbetaald minus reeds gemaakte kosten.
7.2 Voorbeelden overmacht zijn (maar niet beperkt tot) omstandigheden van invloeden van buitenaf die het onmogelijk maken dat Runeheim kan plaatsvinden. Dergelijke omstandigheden van invloed zijn onder meer (maar niet beperkt tot): Een verbod op openbare evenementen, afgekondigd door regeringen, terroristische aanslag of dreiging, natuurrampen of extreme weersomstandigheden en/of uitbraak van epidemieën of infectieziekten.
7.3 Indien Runeheim geen doorgang vindt, vervallen alle inschrijvingen en worden de door de standhouder betaalde bedragen teruggestort, verminderd met de reeds door de organisatie gemaakte evenement kosten
7.4 Annulering door de standhouder is eenzijdig niet mogelijk en is alleen mogelijk na akkoord van de organisatie:
– Tot 2 maanden voor het evenement: 100% terugbetaling.
– 2 maanden tot 4 weken voor het evenement: 50% terugbetaling.
– Minder dan 4 weken: geen terugbetaling; er worden €50 administratiekosten gerekend.
Artikel 8 Overig
8.1 De organisatie kan foto- en video-opnamen maken en gebruiken voor promotionele doeleinden.
8.2 Beeld- en/of geluidsopnamen die door de standhouder tijdens Runeheim worden gemaakt, mogen uitsluitend voor niet-commerciële doeleinden worden gebruikt. Het is wel toegestaan foto’s en video’s die ter plaatse zijn gemaakt te delen op sociale media ter promotie van het festival of de eigen stand. Voor elk ander commercieel gebruik is vooraf schriftelijke toestemming van de organisatie vereist.
8.3 Verspreiding van promotiemateriaal is alleen toegestaan binnen de eigen stand.
8.4 Verkoop en bezit van gevaarlijke stoffen is verboden.
8.5 Enquêtes en gebruik van eigen generatoren zijn verboden.
8.6 Honden zijn toegestaan mits aangelijnd en uitwerpselen worden opgeruimd.
8.7 Roken is alleen toegestaan op bepaalde plekken.
8.8 Workshops en demonstraties mogen alleen na overleg plaatsvinden met schriftelijke toestemming van de organisatie.
8.9 De organisatie vraagt dat iedere standhouder gekleed is om te kleden, passend bij de stand en de sfeer van Runeheim. Vooral omdat dit de stand nog aantrekkelijker maakt en sfeer verbetert.
8.10 Verkoop van (alcoholische) dranken is uitsluitend toegestaan na schriftelijke toestemming.
Artikel 9 Slotbepaling
In gevallen waarin deze voorwaarden niet voorzien, beslist de organisatieie
Bij overtreding van deze voorwaarden kan de organisatie de stand sluiten of de toegang tot het terrein ontzeggen zonder restitutie.
Kosten voor verwijdering van stand en goederen komen voor rekening van de standhouder.
Op deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing; geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter.